Ask a Question

Typography 101: 5 Tips Pros Use to Format Text in Word

  1. Mix Serif and Sans Serif Fonts together.

Use a sans serif font (i.e. Arial, Gill Sans, Myriad, Helvetica, Trebuchet) for headings with a serif font (Times New Roman, Caslon, Garamond) for the body text.

  1. Increase the line spacing of the body text.

If your text is 12 pt. try increasing the line spacing to 15 pt.

  1. Make the headings visually stand out.

Set the titles to black and bold and then make the body text a dark grey

  1. Give the headings and subheadings some finesse.

Use all caps in the headings and increase the spacing between letters. MS Word calls this "character spacing". Try the "expanded" option. 5 pts works well. For even more impact when the document has subheads, keep the subheads on the same line as the headings. Use the pipe character as a divider between the headings and subheadings. Change the color of the subheads to a dark grey and make the font plain instead of bold.

  1. Change the spacing of paragraph breaks and spacing after headings.

Instead of using a hard return for paragraph breaks and the spacing following headings try adjusting the spacing after the headings in the "format paragraph" tool in Word. For spacing after headings try adding .125" of spacing after. For spacing between paragraphs try adding .1875" in of spacing after. Be sure to delete the extra blank lines you may have originally used to create a paragraph. However, for paragraphs preceding a heading you can leave the blank line.

Before

Lorem ipsum dolor

Sit amet, consectetur adipiscing elit. Donec ullamcorper lectus sed sem lacinia vitae placerat turpis mollis. Fusce id orci massa. Cras volutpat, quam et vestibulum tincidunt, neque nisi venenatis sapien, a commodo arcu nisl in lacus. Curabitur ligula purus, vehicula at vestibulum et, commodo nec nunc. Sed consequat massa vitae nisi rhoncus pretium non in purus. Aenean id ante libero, ac tincidunt magna.

Mauris feugiat tellus elementum orci condimentum tempus. Etiam adipiscing ultricies dolor. Nam et turpis sit amet odio sagittis tristique in vel lacus. Integer pellentesque aliquam purus, sit amet lobortis felis posuere eget. Mauris adipiscing diam eget est luctus ut facilisis felis pulvinar. Sed imperdiet libero eget eros dapibus rhoncus. Morbi velit lacus, viverra tempus venenatis non, consectetur id justo. Phasellus arcu orci, pulvinar id rutrum nec, posuere eget augue. Vestibulum turpis nisi, ullamcorper non convallis vitae, pharetra non dolor.

Quisque sollicitudin

Eros vitae orci molestie iaculis. Sed posuere porta sollicitudin. Vestibulum rhoncus ultricies diam, convallis scelerisque augue scelerisque in. Donec tellus ipsum, vestibulum viverra accumsan sed, semper id erat. Duis vel iaculis turpis. Nulla vitae justo mi. Vestibulum vestibulum pretium pulvinar. Sed non mauris justo. Cras a arcu vitae felis porta blandit. Etiam ac diam id nunc eleifend tempor vitae ac justo.

Vestibulum tempus massa eu tellus interdum in congue tellus porta. Proin dictum libero in dui adipiscing laoreet. Quisque id nibh ut nulla varius pellentesque et vestibulum magna. Aliquam hendrerit sodales imperdiet.

Donec in purus

Sit amet orci rutrum sodales. Cum sociis natoque penatibus et magnis dis parturient montes, nascetur ridiculus mus. In aliquam lacinia dolor, sit amet euismod mi tempus faucibus. Integer ut libero lorem, a porta felis. Vivamus ut pretium purus. Duis vehicula, felis quis euismod aliquet, massa lorem fringilla est, vitae malesuada nulla justo ac urna. Sed facilisis consectetur mauris, quis tincidunt mauris iaculis eget. Nullam sagittis enim ac arcu dapibus condimentum. Nullam convallis tincidunt dictum.

Donec et velit sem. Morbi facilisis condimentum pellentesque. Morbi congue tincidunt posuere. Sed imperdiet elementum magna id dignissim. Nunc venenatis neque id nunc adipiscing dapibus. Pellentesque molestie enim non odio aliquet malesuada. Proin non enim magna, in adipiscing turpis. Suspendisse est lorem, consectetur sed hendrerit in, sollicitudin aliquam nibh. Vivamus sit amet purus quam, in tempor ante. Mauris vehicula iaculis ligula, ac dapibus sem vulputate vel interdum id turpis.

After

LOREM IPSUM DOLOR | LOREM IPSUM

Sit amet, consectetur adipiscing elit. Donec ullamcorper lectus sed sem lacinia vitae placerat turpis mollis. Fusce id orci massa. Cras volutpat, quam et vestibulum tincidunt, neque nisi venenatis sapien, a commodo arcu nisl in lacus. Curabitur ligula purus, vehicula at vestibulum et, commodo nec nunc. Sed consequat massa vitae nisi rhoncus pretium non in purus. Aenean id ante libero, ac tincidunt magna.

Mauris feugiat tellus elementum orci condimentum tempus. Etiam adipiscing ultricies dolor. Nam et turpis sit amet odio sagittis tristique in vel lacus. Integer pellentesque aliquam purus, sit amet lobortis felis posuere eget. Mauris adipiscing diam eget est luctus ut facilisis felis pulvinar. Sed imperdiet libero eget eros dapibus rhoncus. Morbi velit lacus, viverra tempus venenatis non, consectetur id justo. Phasellus arcu orci, pulvinar id rutrum nec, posuere eget augue. Vestibulum turpis nisi, ullamcorper non convallis vitae, pharetra non dolor.

QUISQUE SOLLICI | LOREM IPSUM

Eros vitae orci molestie iaculis. Sed posuere porta sollicitudin. Vestibulum rhoncus ultricies diam, convallis scelerisque augue scelerisque in. Donec tellus ipsum, vestibulum viverra accumsan sed, semper id erat. Duis vel iaculis turpis. Nulla vitae justo mi. Vestibulum vestibulum pretium pulvinar. Sed non mauris justo. Cras a arcu vitae felis porta blandit. Etiam ac diam id nunc eleifend tempor vitae ac justo.

Vestibulum tempus massa eu tellus interdum in congue tellus porta. Proin dictum libero in dui adipiscing laoreet. Quisque id nibh ut nulla varius pellentesque et vestibulum magna. Aliquam hendrerit sodales imperdiet.

DONEC IN PURUS | LOREM IPSUM

Sit amet orci rutrum sodales. Cum sociis natoque penatibus et magnis dis parturient montes, nascetur ridiculus mus. In aliquam lacinia dolor, sit amet euismod mi tempus faucibus. Integer ut libero lorem, a porta felis. Vivamus ut pretium purus. Duis vehicula, felis quis euismod aliquet, massa lorem fringilla est, vitae malesuada nulla justo ac urna. Sed facilisis consectetur mauris, quis tincidunt mauris iaculis eget. Nullam sagittis enim ac arcu dapibus condimentum. Nullam convallis tincidunt dictum.

View full size before and after comparison